Hur ditt kontaktregister och god kundsupport går hand i hand

Bra kundservice bygger på att ha ett bra kontaktregister och ärendehantering – det är där du lägger grunden för en kontinuerlig och tydlig kommunikation med dina kunder. Det är viktigt att återkoppla till dina kunder på regelbunden basis samt att verkligen finnas där när de behöver dig.

I flera undersökningar om kundsupport har det visat sig att tiden det tar att lösa själva problemet inte är lika viktig för kunden som att få någon form av personlig respons snabbt. Det vill säga, att få ett svar att man mottagit förfrågan är en jättebra början. MEN man måste också följa upp kontakten och här är det viktigt att minnas att det är okej att meddela att det dröjer innan kunden får ett slutgiltigt svar – det viktiga är att man hör av sig! Det är också helt okej att förklara situationer som uppstått/orsakat problemet/osv. så länge du inte är undflyende och skyller ifrån dig. Att ta ansvar för att ett problem uppstått är viktigt för att kommunikationen ska kunna byggas på tillit.

Varje kontakt räknas

De flesta företag är mer eller mindre beroende av nätverkande och då är alla kontakter viktiga. Ett bra kontaktregister förenklar kommunikationen med dina kunder och din kundservice genom att till exempel kunna konstruera e-postmallar och sortera kontakter i grupper. Kan du även lägga till annan information, som till exempel anteckningar om kunden vill nås via sms eller mail etc, så underlättar det utbytet ytterligare. Det viktiga är att kunna nå kunden på kundens villkor men på ett sätt som även förenklar administrationen för dig. Automatiserade funktioner och utskick, samt möjligheten att kunna koppla in rätt medarbetare i kommunikationen snabbt ger både nöjda medarbetare och kunder.

Glöm inte backup!

När du väljer hur du strukturerar ditt kundregister och -support är det viktigt att tänka på sådana saker som backup. De flesta företag rör sig bort från att ha sådan information lokaliserat på en plats utan rör sig mot att arbeta mer molnbaserat.

För de flesta är kontaktregistret något som bara finns där och inget man funderar mycker över hur man ska organisera det. Men om du frågar dig själv, vad skulle du göra om det försvann? Då förstår du nog hur viktigt det egentligen är. Med ett molnbaserat kontaktregister eller CRM försäkrar du dig mot eventuell förlust samt att vi förenklar strukturen och möjligheten att förbättra dina kundrelationer. Ett bra och strukturerat kontaktregister är en grundförutsättning för att nå ut med dina tjänster. Vi hjälper dig gärna med att hitta rätt lösning för just dig!